Quà Tết cho khách hàng: chọn thế nào khi số lượng lớn
Quà Tết cho khách hàng khác quà cho sếp ở ba điểm: số lượng lớn, ngân sách theo đầu người thấp hơn, và món phải đại diện cho công ty mình.
Đây là việc mang tính tổ chức nhiều hơn tính chọn lựa, nên bài này đi theo thứ tự làm.
Bước 1 — Phân nhóm khách trước khi chọn món
Đây là bước quyết định. Chọn món trước rồi mới nghĩ tặng ai là cách nhanh nhất để vượt ngân sách hoặc tặng lệch.
Cách chia phổ biến:
- Khách lớn, quan hệ lâu dài — ít người, mức cao hơn, có thể cá nhân hóa.
- Khách thường xuyên — nhóm đông nhất, món đồng nhất và chỉn chu.
- Khách mới hoặc thỉnh thoảng — món nhỏ, kèm thiệp, chủ yếu để giữ liên lạc.
Nguyên tắc như đã nói ở bài mức chi: trong cùng một nhóm thì phải như nhau. Khách nói chuyện với nhau, và lệch trong cùng nhóm là điều dễ bị để ý.
Bước 2 — Chốt danh sách và số lượng
Đếm đầu người trước khi hỏi giá. Vài điều hay bị sót:
- Khách ở tỉnh — cần tính thêm chi phí và thời gian gửi.
- Một công ty nhiều người liên hệ — quyết định tặng một món chung hay từng người.
- Dự phòng — luôn nên có dư vài phần cho khách phát sinh hoặc quà hỏng.
Bước 3 — Thời gian: bắt đầu sớm hơn nhiều so với dự tính
Đây là chỗ sai nhiều nhất. Mùa quà Tết là lúc mọi khâu đều căng: hàng, xưởng khắc logo, và vận chuyển.
Các chặng cần tính: chốt mẫu, làm mẫu thử, duyệt, chạy cả lô, đóng gói, giao. Mỗi chặng đều có thể phát sinh.
Kinh nghiệm chung đã nói ở bài quà doanh nghiệp: bắt đầu trước ít nhất bốn tới sáu tuần, và sớm hơn nữa nếu có khắc logo.
Bước 4 — Chọn món cho số lượng lớn
Tiêu chí khác hẳn khi tặng một người:
- Không kén người nhận — tránh món phụ thuộc sở thích, tuổi, hay tín ngưỡng.
- Dễ vận chuyển — món cồng kềnh hoặc quá dễ vỡ làm chi phí và rủi ro tăng nhanh khi nhân với số lượng.
- Đóng gói được đồng loạt — món cần gói riêng từng cái là bài toán nhân công.
- Bảo quản được — nếu nhận hàng sớm mà giao dần thì món phải chịu được thời gian chờ.
Với vật phẩm phong thủy, món mang ý nghĩa chung và cỡ nhỏ vừa là hướng phù hợp nhất cho nhóm này.
Bước 5 — Giao quà
Phần tốn công nhất và hay bị coi nhẹ:
- Giao trực tiếp cho khách quan trọng, và nên là người phụ trách khách đó đi giao.
- Gửi chuyển phát cho khách xa — nhớ kèm thiệp bên trong, vì hộp giao hàng không nói được ai gửi.
- Nhắn trước một tin để khách biết có quà tới, tránh trường hợp thất lạc mà không ai hay.
- Ghi lại đã giao ai — cần cho năm sau và cần khi có ai hỏi.
Ba lỗi hay gặp
- Bỏ sót khách — đau nhất trong các lỗi, vì khách bị sót thường biết qua khách khác. Danh sách và ghi chép giải quyết được.
- Logo quá lớn — biến quà thành vật quảng cáo. Nhỏ và đặt khuất, hoặc chỉ trên hộp.
- Giao sát Tết — mấy ngày cuối ai cũng bận, quà dễ bị nhận vội hoặc không có người nhận.
Thiệp: phần nhân bản được mà vẫn nên riêng
Với số lượng lớn thì không thể viết tay hết. Cách dung hòa nhiều nơi dùng:
- Thiệp in cho phần chung, chừa chỗ viết tay một dòng.
- Người phụ trách khách đó viết dòng riêng — một câu nhắc tới việc đã làm cùng nhau trong năm.
- Ký tên thật, không chỉ đóng dấu công ty.
Một dòng viết tay trên thiệp in vẫn khác hẳn thiệp in hoàn toàn — và với khách quen thì họ nhận ra.
Một bảng theo dõi đơn giản
Với người phụ trách quà cho hàng chục hoặc hàng trăm khách, một bảng là công cụ quan trọng hơn cả việc chọn món. Bốn cột đủ dùng:
- Tên khách và người liên hệ
- Nhóm — theo cách phân ở trên
- Món đã tặng năm nay — để năm sau không trùng
- Đã giao chưa và giao thế nào
Cột cuối là cột cứu nhiều nhất trong mấy ngày cao điểm, khi nhiều người cùng đi giao và dễ sót hoặc trùng.
Sau Tết: việc nên làm khi còn nhớ
Ngay sau đợt, dành mười lăm phút ghi lại:
- Món nào khách phản hồi tốt, món nào không.
- Nơi cung cấp nào giao đúng hẹn, nơi nào trễ.
- Chi phí thực tế so với dự tính.
- Ai bị sót hoặc giao muộn.
Năm sau mở ra là đỡ được phần lớn công suy nghĩ lại từ đầu. Đây là việc ít ai làm vì lúc đó ai cũng mệt — nhưng nó là thứ phân biệt năm thứ hai làm nhàn hơn năm thứ nhất.