Hậu cần quà Tết số lượng lớn: phần vất vả nằm sau khi chọn xong
Bài trước nói cách chọn quà Tết khi phải lo cho số lượng lớn. Bài này nói phần sau đó — phần chiếm gần hết thời gian mà không ai nhắc tới lúc bàn chọn món.
Kinh nghiệm chung: chọn món mất một buổi, còn lo cho hàng trăm phần quà tới tay đúng người thì mất mấy tuần. Ai từng làm một mùa sẽ hiểu ngay.
Danh sách là gốc của mọi thứ
Sai ở đây thì mọi khâu sau đều sai theo:
- Chốt danh sách sớm, càng sớm càng tốt, và chốt bằng văn bản chứ không bằng trí nhớ.
- Kiểm lại địa chỉ và người nhận — công ty chuyển văn phòng, người phụ trách đổi, đây là nguồn sai lớn nhất.
- Ghi rõ ai duyệt phần nào, để sau này không phải hỏi lại.
- Phân nhóm theo mức quà ngay trên danh sách, đừng nhớ trong đầu.
- Để trống một cột ghi chú — sẽ cần tới hơn mình tưởng.
Một mẹo nhỏ mà hiệu quả: gửi danh sách cho vài người trong công ty xem qua. Người bên kinh doanh thường nhớ ra vài cái tên mà bộ phận hành chính không biết.
Đặt hàng sớm hơn mình nghĩ
- Hàng đặt riêng, hàng in logo cần nhiều thời gian hơn hàng có sẵn — và thời gian đó dài ra vào cuối năm khi xưởng nào cũng kín việc.
- Duyệt mẫu trước khi làm cả lô. Xem một cái thật, không xem ảnh.
- Hỏi rõ hạn chốt đơn để còn kịp, và hỏi luôn nếu chậm thì phương án là gì.
- Dự phòng thêm khoảng mười phần so với danh sách — luôn có người phát sinh, có phần hỏng, có phần cần gửi lại.
Kiểm hàng khi nhận
Đây là bước hay bị bỏ vì bận, và cũng là bước cứu được nhiều tình huống:
- Mở kiểm ngẫu nhiên vài phần, không chỉ đếm thùng.
- Kiểm hạn sử dụng nếu là đồ ăn — cả lô cùng hạn nên sai là sai hết.
- Kiểm chữ in trên thiệp, hộp, logo. Sai một chữ mà in cả trăm cái thì không sửa được.
- Đếm lại tổng trước khi bắt đầu chia.
Chia và đóng gói
- Bố trí một chỗ đủ rộng, chia theo tuyến giao chứ không chia theo thứ tự bảng chữ cái.
- Dán nhãn ngay khi đóng, đừng để đóng xong rồi mới dán.
- Thiệp bỏ vào trong, và kiểm tên trên thiệp khớp với nhãn ngoài.
- Hai người làm cùng ở khâu ghép thiệp — đây là chỗ dễ nhầm nhất và nhầm thì rất khó chữa.
- Để riêng phần dự phòng, đánh dấu rõ.
Nhầm thiệp giữa hai khách hàng là lỗi tệ nhất trong cả quy trình, vì nó cho thấy quà được làm hàng loạt — đúng thứ mà mình đang cố che đi.
Giao trong cao điểm
- Bắt đầu sớm. Tuần cuối trước Tết thì mọi tuyến đều quá tải và mọi văn phòng đều vắng dần.
- Gọi báo trước với khách quan trọng, để có người nhận.
- Hỏi lịch nghỉ của đối tác — nhiều nơi nghỉ sớm hơn lịch chung.
- Ưu tiên khách ở xa và khách phải gửi chuyển phát.
- Giao tận tay cho nhóm quan trọng nhất, phần còn lại thì chuyển phát cũng được.
Theo dõi và ghi lại
- Đánh dấu từng phần đã giao ngay trên danh sách, cập nhật trong ngày.
- Giữ mã vận đơn cho phần gửi đi.
- Ghi lại phần chưa giao được và lý do.
- Lưu danh sách năm nay làm nền cho năm sau — đây là thứ tiết kiệm nhiều công nhất mà hay bị quên.
Ai làm việc này
Ở nhiều công ty, quà Tết bị coi là việc vặt và giao cho một người làm thêm ngoài việc chính. Kết quả thường là làm gấp vào tuần cuối:
- Giao rõ cho một người chịu trách nhiệm chính, và nói rõ đây là một phần công việc chứ không phải việc nhờ.
- Có người thứ hai biết đầu việc để phòng khi người chính nghỉ đúng lúc cao điểm.
- Thống nhất ngân sách bằng con số ngay từ đầu, đừng để duyệt từng lần.
- Bố trí người phụ ở khâu đóng gói — đây là khâu tốn người nhất và cũng dễ nhờ nhất.
Một điều công bằng nên nói: người lo quà Tết cho cả công ty thường là người ít được cảm ơn nhất trong dịp đó. Nếu mình là người quản lý thì một lời ghi nhận cụ thể sau mùa cao điểm không tốn gì.
Khi có sự cố
- Sót một khách — gửi bù ngay, kèm lời xin lỗi ngắn. Đừng chờ tới sau Tết.
- Quà hỏng trên đường — chủ động báo trước khi khách nói.
- Không kịp trước Tết — nhắn một lời chúc đúng dịp, quà gửi sau vẫn được đón nhận.
- Khách từ chối nhận vì quy định — ghi chú lại để năm sau không lặp lại.
Điều nên nhớ
Với khách hàng, phần được nhớ thường không phải món quà mà là việc mình có nhớ tới họ hay không. Một phần quà bình thường tới đúng hẹn, đúng tên, kèm một dòng chữ đúng người — hơn hẳn một món cầu kỳ tới muộn hoặc ghi nhầm tên.