Đặt hàng và giao hàng dịp Tết: xếp lịch để quà không đến muộn
Chuyện quà Tết đến muộn hiếm khi do người gửi lười. Nó do một điều rất đơn giản: cả nước cùng mua và cùng gửi trong đúng hai tuần. Kho quá tải, xe quá tải, và nhân viên giao hàng cũng về quê ăn Tết như mọi người.
Bài này là cách xếp lịch để không rơi vào cảnh đó.
Ba mốc phải hỏi, không được đoán
🔴 Mỗi năm mỗi khác, và mỗi đơn vị mỗi khác. Ba con số này phải tự đi hỏi:
- Hạn chốt đơn của shop — ngày cuối họ còn nhận đơn mới.
- Hạn nhận hàng của đơn vị vận chuyển — thường sớm hơn hạn chốt đơn của shop, và đây là con số quyết định thật sự. Với hàng đi liên tỉnh thì nó còn sớm hơn nữa.
- Ngày hoạt động lại sau Tết — để biết đơn nào sẽ nằm kho qua Tết nếu gửi trễ.
⇒ Và cộng thêm ba tới năm ngày biên an toàn vào mọi mốc. Trong mùa cao điểm, hàng đúng hạn là ngoại lệ chứ không phải thông lệ.
Thứ tự lên đơn
Không phải món nào cũng nên đặt cùng lúc. Xếp theo thời gian cần:
- Đặt sớm nhất — hàng làm theo yêu cầu: khắc tên, in logo, giỏ quà đóng riêng, thiệp in. Xưởng cũng nghỉ Tết, và họ nghỉ trước cả shop.
- Sớm — hàng đi liên tỉnh và về quê. Đường dài, nhiều chặng, nhiều chỗ để chậm.
- Vừa — hàng nội thành, hàng phổ thông.
- Muộn nhất — hàng tươi và dễ hỏng: hoa, trái cây, đồ ăn tươi. Cái này ngược lại, đặt sớm là hỏng trước khi tới ngày.
Một bảng theo dõi, dù chỉ có mười phần quà
Khi số phần vượt quá năm, trí nhớ bắt đầu sai. Một bảng đơn giản trên điện thoại hoặc một tờ giấy, mỗi dòng gồm:
Tên người nhận · món · địa chỉ · số điện thoại · đặt ngày nào · mã đơn · đã nhận chưa
⇒ Đây là thứ cứu bạn khi có người hỏi "sao chưa thấy quà", và cũng là thứ giúp bạn không gửi trùng hai lần cho một người — chuyện xảy ra nhiều hơn ta tưởng.
Địa chỉ: chỗ sai nhiều nhất trong năm
🔴 Dịp Tết là dịp người ta không ở nơi thường ngày. Địa chỉ bạn lưu trong sổ có thể đúng suốt mười một tháng và sai đúng tháng này.
- Hỏi trước: "Anh chị ở thành phố tới ngày nào ạ?" — một câu nhắn, và nó giải quyết phần lớn rủi ro.
- Gửi về công ty thì phải chắc họ còn đi làm ngày đó, và văn phòng còn người nhận.
- Gửi về quê thì cần địa chỉ đầy đủ và số của người ở nhà, không chỉ số của người bạn quen.
- Ghi số điện thoại người nhận chính xác — shipper không gọi được là hàng nằm kho hoặc quay đầu.
Đóng gói
- Hỏi shop gói thế nào với đồ dễ vỡ — rượu, đồ thuỷ tinh, đồ gốm, giỏ quà có chai.
- Ghi rõ hàng dễ vỡ trên kiện, dù không phải lúc nào cũng được để ý, vẫn hơn không.
- Hỏi có bảo hiểm hàng hoá không với đơn giá trị lớn, và ai đứng ra làm việc với bên vận chuyển nếu hỏng.
- ⚠️ Đồ ăn thì cân nhắc thời gian trên đường. Mùa này hàng nằm kho lâu hơn bình thường, và thời tiết ấm thì nhiều món không chịu nổi.
Phương án B — chuẩn bị trước, không chờ tới lúc hỏng
Với mùa cao điểm, tỉ lệ có vài đơn chậm là gần như chắc chắn. Nên nghĩ trước:
- Nhắn lời chúc đúng ngày, quà đến sau. ⇒ Đây là cách xử tốt nhất và người nhận hầu như không bận tâm — cái được nhớ là bạn có nghĩ tới họ, không phải cái hộp tới lúc mấy giờ.
- Với người quan trọng thì mua tại chỗ — nhờ người ở gần mua hộ và mang tới, thay vì chờ một kiện hàng đang kẹt ở kho tỉnh khác.
- Giữ lại một hai phần quà dự phòng ở nhà cho tình huống phát sinh: khách tới bất ngờ, hoặc một đơn không tới kịp.
Thanh toán
- ⚠️ Cẩn thận hơn bình thường với shop lạ trong mùa này. Đây là lúc nhiều đơn bị om nhất, và cũng là lúc khó liên lạc lại nhất khi mọi người đã nghỉ.
- Ưu tiên trả khi nhận nếu có lựa chọn.
- Giữ tin nhắn trao đổi và biên lai — và giữ cả lời hứa về ngày giao, bằng văn bản.
- Đơn lớn thì chia làm hai lần thanh toán nếu shop đồng ý.
Nếu bạn là người bán
- Thông báo lịch chốt đơn và lịch nghỉ sớm, treo ở chỗ khách thấy ngay, nhắc lại vài lần. Khách biết trước thì không trách; khách biết muộn thì trách đúng.
- Đừng nhận đơn mà mình không chắc kịp — một đơn trễ trong dịp Tết được nhớ lâu hơn nhiều so với một lời từ chối thẳng thắn.
- Nói rõ đơn nào sẽ đi sau Tết và để khách quyết định trước khi trả tiền.
- Chuẩn bị cho đợt hoàn hàng sau Tết — hàng không giao được sẽ quay về, và nó về đúng lúc mọi người vừa đi làm lại.
Mẹo đáng giá nhất: gửi sớm hẳn
⇒ Gửi vào đầu tháng Chạp, khi chưa ai gửi. Ba cái lợi cùng lúc:
- Hàng đi nhanh và gần như không có rủi ro chậm trễ.
- Giá vận chuyển và giá hàng chưa lên theo mùa.
- 🔴 Món quà được nhớ rõ hơn hẳn — vì nó đến khi người nhận chưa có chồng quà nào trên bàn, và họ có thời gian để thật sự nhìn nó.
Một món quà bình thường đến sớm ba tuần thường để lại ấn tượng tốt hơn một món đắt hơn đến cùng lúc với mười món khác vào ngày hai mươi tám.
Đi giao tận tay: khi nào nên và xếp lịch ra sao
Có những phần quà không nên gửi qua đơn vị vận chuyển — và cũng có những phần thì gửi lại hợp hơn:
- Nên mang tận tay: quà cho người lớn tuổi trong họ, quà cho khách hàng lớn, và quà mà việc gặp mặt mới là phần chính còn món đồ chỉ là cái cớ.
- Nên gửi: quà cho nhiều người cùng lúc, quà đi xa, và quà mà nếu mang tới tận nơi sẽ làm người nhận thấy phải tiếp đón.
Nếu tự đi giao thì xếp lịch theo tuyến đường, không theo thứ tự trong danh sách — gom các điểm gần nhau vào một buổi. Và nhắn trước cho từng nhà, vì mấy ngày cận Tết ai cũng đi ra đi vào.
⚠️ Chừa biên rộng giữa các điểm: đường cận Tết kẹt hơn nhiều, và mỗi nhà ghé qua thường lâu hơn dự tính vì người ta mời ngồi. Ba điểm một buổi sáng là thực tế hơn sáu điểm.